Переменные из формы хранятся в глобальных массивах $_POST или $_GET, в зависимости от того метод POST или GET использовался при отправке формы.
Например, значение элемента формы с именем "myname", отправленного методом ПОСТ будет хранится в $_POST ["myname"].
Далее все необходимые переменные передаются в функцию отправки почтового сообщения, которая как я понимаю у Вас хранится в отдельном файле.
Для этого этот самый файл должен быть подключен к скрипту, обрабатывающему данные из формы. Это делается с помощью функций include_once() или require_once().